Prima factură a unei firme noi: ce pregătești înainte să emiți

De ce prima factură merită pregătită

Prima factură a unei firme noi pare un gest banal: alegi clientul, scrii serviciul, apeși un buton. În practică, aici se fixează lucruri care te urmăresc luni la rând: seria și numărul, datele firmei care apar pe fiecare document, felul în care transmiți e-factura. O greșeală făcută acum se repetă pe zeci de documente sau trebuie corectată prin storno.

Dacă alegi facturare online de la început, pregătirea se face o singură dată, în câteva minute, iar fiecare factură următoare pornește de la aceleași date corecte. Ghidul de mai jos este lista pe care o parcurgi înainte de prima emitere factură online, în ordinea în care contează.

Pasul 1: datele firmei, exact ca la înregistrare

Pe factură apar datele tale ca furnizor. Ele trebuie să fie identice cu cele din actele firmei:

• denumirea completă, cu forma juridică (de exemplu SRL);
• codul de identificare fiscală (CUI) și, la plătitorii de TVA, prefixul RO;
• numărul din Registrul Comerțului;
• adresa sediului social;
• contul bancar (IBAN) și banca, ca să știe clientul unde plătește.

Lista completă a elementelor unei facturi o găsești în articolul despre mențiunile obligatorii pe factură. Un truc simplu: nu tasta nimic din memorie. Caută firma după CUI, lasă programul să aducă datele din registrele publice ANAF și compară rezultatul cu certificatul de înregistrare.

Statutul de TVA

Verifică dacă firma este plătitoare de TVA și de la ce dată. De el depinde dacă pe factură apare TVA sau nu, iar un program de facturare serios nu te lasă să treci cote care nu se potrivesc statutului. Pentru regulile de bază vezi ghidul despre TVA pe facturi.

Pasul 2: seria și numărul facturii

Seria identifică șirul tău de facturi, iar numărul crește fără goluri. Decide din timp:

1. Ce serie folosești. Una scurtă și ușor de recunoscut, care nu se schimbă de la an la an fără motiv.
2. De la ce număr pornești. O firmă nouă începe de la 1. Dacă preiei activitatea unei alte firme sau treci de pe alt instrument, continui numerotarea acolo unde ai rămas.
3. Cine are voie să emită. Dacă facturează mai multe persoane, numerotarea trebuie să rămână una singură, nu două șiruri paralele.

Detaliile, inclusiv ce faci când ai mai multe serii, sunt în ghidul despre seria și numărul facturii.

Pasul 3: accesul la SPV ANAF

Facturile către alte firme se transmit electronic, prin sistemul e-Factura din Spațiul Privat Virtual. Înainte de prima factură către o firmă, verifică trei lucruri:

• cineva din firmă are acces în SPV, pe numele firmei, și știe cine îl poate reînnoi;
• aplicația de facturare este conectată la contul tău din SPV, ca factura să plece fără să o încarci manual;
• știi ce se întâmplă dacă factura este respinsă la validare (motivul apare în aplicație, iar corectura se face urmând pașii din ghidul de e-Factura).

Pașii de înscriere sunt descriși în ghidul de înregistrare în SPV ANAF. Pe pagina e-Factura ANAF vezi cum arată conectarea în SpokInvoice.

Cine ține accesul

La o firmă nouă accesul stă adesea la o singură persoană, fondatorul. Dacă acea persoană lipsește, nimeni nu mai poate transmite sau descărca facturi. Notează de la început cine are acces și unde sunt păstrate parolele, nu în mesaje sau pe hârtii. Ideea e dezvoltată în articolul despre cine ține accesul la SPV și la facturare.

Pasul 4: clientul și produsele sau serviciile

Pentru fiecare client salvează o singură fișă: denumire, CUI, adresă. Dacă același client apare scris în trei feluri, istoricul lui se rupe și nu mai vezi ușor cât ți-a plătit. Citește despre verificarea clientului după CUI înainte de prima factură.

La fel pentru servicii și produse: un nume clar, unitatea de măsură (oră, bucată, lună), prețul și cota de TVA. De la 1 august 2025 cota standard este 21%, iar cota redusă este 11%. Alege cota potrivită fiecărui articol, nu una „la grămadă".

Pasul 5: emiți prima factură

Cu pregătirea făcută, factura se emite în câteva minute:

1. alegi clientul din fișele salvate;
2. adaugi serviciile sau produsele, cu cantitate și preț;
3. verifici totalurile: baza, TVA-ul, totalul de plată;
4. stabilești scadența și, dacă e cazul, o mențiune;
5. emiți factura și o transmiți în e-Factura.

Pașii cu ecranele aferente sunt în ghidul emitere factură online pas cu pas.

Greșeli frecvente la început

• Date de firmă nepotrivite cu actele: o adresă veche sau un IBAN greșit pe prima factură.
• Serie schimbată după câteva facturi, ceea ce rupe numerotarea.
• Acces în SPV pe contul personal al unei singure persoane, fără plan dacă aceasta lipsește.
• Cote de TVA alese din obișnuință, nu după natura bunului sau serviciului.
• Facturi trimise pe email fără e-Factura, acolo unde transmiterea electronică se aplică.

Întrebări frecvente

Pot emite prima factură înainte să am acces în SPV?

Poți emite factura în aplicație, dar transmiterea ei în e-Factura cere acces în SPV. Rezolvă accesul înainte de prima factură către o firmă, ca să nu rămână documente netrimise.

De la ce număr începe prima factură a unei firme noi?

De la 1, în seria pe care ai ales-o. Numerele cresc fără goluri. Dacă preiei numerotarea de la alt instrument, continui de la ultimul număr folosit.

Trebuie să aleg seria la prima factură?

Da, o alegi înainte să emiți, fiindcă ea apare pe fiecare document. O schimbi doar când ai un motiv clar, nu de la un an la altul fără rost.

Ce date ale firmei verific înainte de emitere?

Denumirea cu forma juridică, CUI-ul, numărul din Registrul Comerțului, adresa sediului, IBAN-ul și statutul de TVA. Compară-le cu certificatul de înregistrare.

Începe cu SpokInvoice

Dacă vrei să parcurgi lista direct într-un program, creează un cont SpokInvoice — cont gratuit de testare, fără card (o companie, maximum 3 facturi). Pentru imaginea de ansamblu vezi pagina de facturare online și programul de facturare.

Despre organizarea accesului la conturile firmei, ghidul SpokAdmin conturile și parolele asociației: cine le ține are idei care se aplică și firmelor. SpokPass păstrează parolele criptate, iar articolul lor despre phishing, 2FA și parole unice e un bun început. SpokApp face parte din același ecosistem, iar pentru asociațiile de proprietari există VoSmart, cenzorat digital.