Program de contabilitate în cloud, legat de facturare

Note contabile generate din documente

Într-un program de contabilitate clasic, aceeași factură se introduce de două ori: o dată la emitere și încă o dată în contabilitate. Aici nu. Modulul citește documentele existente și propune nota fiecăruia:

• vânzarea, din factura emisă: 4111 = 707 / 701 / 704 / 4427;
• descărcarea de gestiune, din ieșirile de stoc: 607 = 371, la costul cu care marfa a plecat efectiv din gestiune, nu la prețul de vânzare;
• cumpărarea, din factura primită prin SPV: conturile de pe nota de recepție = 401, plus 4426 pentru TVA.

Notele stau în ciornă până le validezi; până atunci se pot modifica și regenera. Nota unei facturi venite prin e-Factura nu se șterge niciodată — factura o are și ANAF — ci se stornează, ca registrul-jurnal să păstreze urma. Planul de conturi românesc e editabil pe fiecare firmă, iar conturile implicite se configurează o singură dată.

Registru-jurnal, balanță, fișe de cont

Registrul-jurnal și balanța de verificare se citesc din aceleași rânduri de notă contabilă, doar grupate altfel. De aceea nu se pot contrazice. Din balanță se fac mai departe fișa fiecărui cont, registrul-inventar și bilanțul.

Pentru parteneri ai situația clienților și a furnizorilor pe vechime — cine îți datorează și cui datorezi — și fișa fiecărui partener, document cu document, cu soldul după fiecare. Registrul de casă adună chitanțele și operațiunile de numerar, iar registrul de bancă așază extrasele importate pe zile, cu sold reportat, și arată câte operațiuni n-au ajuns încă în contabilitate.

Declarațiile către ANAF

Jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări se fac din documente, cu cotele de TVA luate de pe factură. Din ele se pregătesc:

• D300 — decontul de TVA, pe lună, trimestru, semestru sau an;
• D394 — livrările și achizițiile pe teritoriul național, pe partener și pe cotă;
• D390 VIES — livrările și prestările către parteneri din UE, aflate din facturile emise;
• D406 SAF-T — fișierul standard de audit fiscal, copiat din contabilitatea perioadei;
• D101 — impozitul pe profit anual, cu ajustările fiscale completate de tine;
• D205 — beneficiarii de venituri cu impozit reținut la sursă.

Facturile care ajung în aceste declarații vin, în mare parte, din program e-Factura, adică din SPV — deci jurnalele de TVA pleacă de la aceleași documente pe care le are și ANAF.

Mijloace fixe, închiderea lunii și bilanțul

Registrul mijloacelor fixe ține amortizarea lunară rând cu rând: dacă valoarea sau durata se schimbă pe parcurs, lunile deja înregistrate rămân cum au fost. Balanța imobilizărilor pune registrul față în față cu conturile 21x și 28x, ca să vezi imediat dacă au ajuns să difere.

Închiderea lunii face cele două operații care nu vin din niciun document: regularizarea TVA (ca să se vadă cât are firma de plată) și închiderea veniturilor și cheltuielilor în rezultat. Impozitul trimestrial se calculează numai pe note validate. Bilanțul și contul de profit și pierdere se citesc din balanță.

Merge împreună cu facturarea și stocurile

Modulul se leagă de program facturare și de program gestiune stocuri: factura emisă scade stocul, ieșirea din stoc dă nota de descărcare, recepția facturii din SPV dă nota de cumpărare. Pentru firmele care fabrică, și programul de producție scrie note proprii (consum de materiale, produse finite, producție în curs).