Termeni și Condiții

1. Acceptarea termenilor

Prin crearea unui cont și utilizarea platformei SpokInvoice, accepți integral prezentii termeni și condiții. Dacă nu ești de acord cu aceștia, te rugăm să nu utilizezi serviciul.

2. Descrierea serviciului

SpokInvoice este o platformă SaaS (Software as a Service) de facturare electronică pentru firme din România, care oferă:

• Emitere facturi fiscale, proformă și chitanțe
• Transmitere automată în SPV ANAF (e-Factura)
• Gestionare multi-companie
• Rapoarte financiare
• Invitare colaboratori (contabili)

3. Planuri de abonament

SpokInvoice oferă următoarele planuri:

• Gratuit (cont de testare) — 1 singură companie asociată, până la 3 facturi emise și 3 produse în stoc. Nu necesită card.
• Anual (140 lei/an) — companii nelimitate, plus 50 lei/an taxă de server și mentenanță

Planurile Bianual și Pe viață nu se mai comercializează. Utilizatorii care le-au achiziționat își păstrează integral drepturile dobândite, în condițiile în care au fost cumpărate.

Prețurile sunt exprimate în lei RON și includ TVA. Taxa de server și mentenanță acoperă găzduirea, salvările de siguranță și actualizările impuse de modificările legislative; se facturează anual, separat de prețul planului, și se aplică prima dată la un an de la abonare. Contul gratuit de testare nu este supus acestei taxe. Plățile se procesează prin Stripe, o platformă securizată de procesare a plăților.

4. Responsabilitățile utilizatorului

Utilizatorul este responsabil pentru:

• Corectitudinea datelor fiscale introduse în platformă
• Conformitatea fiscală a facturilor emise cu legislația română în vigoare
• Securitatea credențialelor de acces la cont
• Utilizarea platformei exclusiv în scopuri legale

5. Protecția datelor (GDPR)

SpokInvoice prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR). Datele colectate sunt utilizate exclusiv pentru furnizarea serviciului. Nu vindem și nu cedăm date terților în scop comercial.

Pentru datele contului tău suntem operator. Pentru datele pe care le introduci tu în platformă — clienții tăi, facturile, stocurile — operatorul ești tu, iar noi suntem persoană împuternicită și prelucrăm exclusiv pe baza instrucțiunilor tale. Detaliile complete sunt în Politica de confidențialitate și în Acordul de prelucrare a datelor, care face parte din prezentii termeni.

6. Sesiunile de service pe contul tău

Pentru asistență tehnică sau pentru verificarea unei actualizări a aplicației, echipa de suport poate avea nevoie să vadă contul tău așa cum îl vezi tu. Acest lucru se face exclusiv prin sesiuni de service, cu acordul tău prealabil, de fiecare dată:

• Acord de fiecare dată. Nu există permisiune permanentă. Pentru fiecare sesiune primești o cerere cu cine solicită accesul, motivul și durata, afișată peste orice pagină din aplicație și trimisă și pe email.
• Doar tu poți aproba. Cererea poate fi aprobată doar de proprietarul companiei sau de un administrator al acesteia.
• Cu dublă verificare. Aprobarea din aplicație cere atât autentificarea cu parola contului, cât și un cod de 8 caractere trimis pe adresa ta de email. Sunt necesare amândouă, astfel încât aprobarea să nu poată fi atribuită altcuiva. Pentru situația în care nu te poți autentifica, emailul conține și un link de răspuns direct — acesta se înregistrează distinct, ca aprobare fără autentificare.
• Strict în citire. Pe durata sesiunii se pot doar vizualiza date. Nu se pot emite, modifica, trimite sau șterge documente, iar ecranul de suport nu conține nicio funcție de scriere.
• Fără preluarea identității. Nu ne autentificăm cu contul tău. Nicio acțiune din aplicație nu poate apărea ca fiind făcută de tine.
• Limitată în timp și revocabilă. Sesiunea se închide automat la expirarea duratei aprobate, iar tu o poți întrerupe oricând, dintr-un click.
• Se încheie cu raport. La final primești un raport cu ce s-a verificat, pe care îl confirmi.

Din punct de vedere juridic, aprobarea ta constituie o instrucțiune documentată din partea ta, în calitate de operator, către SpokInvoice, în calitate de persoană împuternicită, conform art. 28 alin. (3) lit. a) GDPR.

7. Arhivarea dovezilor de acces

Pentru ca fiecare parte să se poată apăra în cazul unui litigiu sau al unei sesizări, păstrăm dovada completă a fiecărei sesiuni de service:

• Cererea: cine a solicitat accesul, motivul declarat, durata cerută, momentul exact.
• Răspunsul tău: aprobare sau refuz, cine a răspuns, momentul, metoda folosită (autentificat cu cod din email sau prin link direct), adresa IP și browserul folosit.
• Textul integral al autorizării afișate la momentul aprobării, împreună cu versiunea acestuia — astfel se poate stabili ulterior exact ce ai avut în față când ai aprobat.
• Fiecare ecran consultat în timpul sesiunii, cu ora la care a fost deschis.
• Închiderea: de către cine, când, raportul tehnicianului și confirmarea ta.

Aceste înregistrări sunt de tip adăugare: se pot doar adăuga, nu modifica și nu șterge. Se păstrează pe durata contractului și încă 24 de luni după încetarea acestuia, iar dacă a fost declanșat un litigiu, până la soluționarea lui definitivă. Îți sunt disponibile integral, oricând, la Setări → Acces suport.

8. Disponibilitatea serviciului

SpokInvoice depune eforturi rezonabile pentru a menține disponibilitatea platformei 24/7. Nu garantăm disponibilitate 100% și nu suntem responsabili pentru întreruperile cauzate de factori externi (ANAF, furnizori de hosting, forță majoră).

9. Politica de rambursare

Abonamentele plătite nu sunt rambursabile după activare, cu excepția situațiilor prevăzute de legislația română privind protecția consumatorilor (dreptul de retractare de 14 zile pentru contractele la distanță).

10. Modificarea termenilor

Ne rezervăm dreptul de a modifica acești termeni cu notificare prealabilă de minimum 15 zile. Continuarea utilizării serviciului după intrarea în vigoare a modificărilor constituie acceptarea noilor termeni.

11. Contact

Pentru orice întrebări legate de acești termeni, ne poți contacta la: office@spokinvoice.ro