De ce contează mențiunile obligatorii
O factură nu este doar o cerere de plată. Pentru client, ea este documentul pe baza căruia își deduce TVA-ul și își înregistrează cheltuiala. Pentru tine, este dovada venitului și a TVA-ului colectat. Dacă lipsește o mențiune cerută de lege, factura poate fi contestată la un control, iar clientul poate pierde dreptul de deducere — și te va suna să o refaci.
Regulile de conținut sunt stabilite, în principal, la articolul 319 din Codul fiscal. Mai jos le găsești grupate pe categorii, cu explicații practice. Ghidul are caracter informativ; pentru situații speciale, verifică textul legii în vigoare sau discută cu contabilul.
1. Identificarea facturii
Numărul de ordine
Fiecare factură are un număr unic, dintr-o secvență continuă, pe una sau mai multe serii. Poți folosi serii diferite (de exemplu, una pentru servicii și una pentru vânzări de bunuri), dar în cadrul fiecărei serii numerele trebuie să urmeze fără goluri și fără dubluri.
Data emiterii
Data la care documentul este emis. Codul fiscal cere, ca regulă generală, ca factura să fie emisă cel târziu până în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea sau prestarea.
Data livrării sau a încasării avansului
Dacă livrarea bunurilor, prestarea serviciilor sau încasarea unui avans au avut loc la o altă dată decât cea a emiterii, această dată trebuie menționată pe factură, în măsura în care poate fi determinată.
2. Datele furnizorului
- denumirea sau numele și adresa completă;
- codul de înregistrare în scopuri de TVA (cu prefixul RO), dacă firma este plătitoare de TVA;
- codul de identificare fiscală (CUI/CIF), dacă firma nu este înregistrată în scopuri de TVA;
- dacă este cazul, datele reprezentantului fiscal.
Contul bancar și banca, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului sau capitalul social apar pe aproape toate facturile din practică. Unele dintre ele sunt cerute de alte acte normative sau de contract, iar contul bancar îi ușurează clientului plata, chiar dacă articolul 319 nu le enumeră pe toate.
3. Datele clientului
- denumirea sau numele și adresa;
- codul de înregistrare în scopuri de TVA al clientului, dacă acesta este înregistrat — obligatoriu, de exemplu, la operațiunile cu taxare inversă și la livrările intracomunitare;
- pentru clientul persoană juridică neînregistrată în scopuri de TVA, codul de identificare fiscală.
Cea mai frecventă greșeală de aici: denumirea clientului scrisă „din memorie", cu o formă juridică greșită sau cu CUI-ul tastat greșit. Pe e-Factura, un CUI greșit înseamnă o factură care ajunge la altcineva sau nicăieri.
4. Ce s-a vândut și cu ce preț
- denumirea bunurilor sau a serviciilor și cantitatea;
- prețul unitar fără TVA, precum și eventualele reduceri, risturnuri, remize sau rabaturi, dacă nu sunt incluse în prețul unitar;
- baza de impozitare pentru fiecare cotă de TVA sau pentru fiecare scutire;
- cota de TVA aplicată și suma TVA, exprimată în lei.
Ultimul punct se aplică și facturilor în valută: suma TVA se exprimă în lei, chiar dacă restul facturii este în euro sau dolari.
Cotele de TVA în vigoare
De la 1 august 2025, cota standard de TVA este 21%, iar cota redusă principală este 11%. Pe aceeași factură pot apărea linii cu cote diferite — în acest caz, baza și TVA-ul se arată separat pentru fiecare cotă.
5. Mențiunile speciale
Unele operațiuni cer o mențiune expresă pe factură. Cele mai întâlnite la firmele mici sunt:
- „TVA la încasare" — dacă firma aplică sistemul TVA la încasare. Mecanismul e explicat în ghidul TVA la încasare;
- „taxare inversă" — la operațiunile pentru care plata TVA revine beneficiarului (de exemplu, anumite livrări între persoane impozabile din România sau servicii intracomunitare);
- scutirea de TVA — referirea la articolul din Codul fiscal sau din directiva europeană care o justifică, ori o altă mențiune din care să reiasă că operațiunea este scutită;
- „autofacturare" — când factura este emisă de client în numele furnizorului;
- mențiunile regimurilor speciale (agenții de turism, bunuri second-hand, opere de artă), atunci când se aplică.
Firmele neplătitoare de TVA nu colectează TVA pe factură. Practica uzuală este să menționeze pe document că nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, ca să fie clar pentru client de ce lipsește taxa.
6. Ce NU este obligatoriu (dar ajută)
Semnătura și ștampila nu mai sunt elemente obligatorii ale facturii. De asemenea, termenul de plată nu figurează printre mențiunile din articolul 319, dar este foarte util: fără el, clientul nu știe până când trebuie să plătească, iar tu nu ai o dată clară de la care să urmărești întârzierea.
Mențiunile obligatorii și e-Factura
În sistemul RO e-Factura, factura este un fișier XML structurat după standardul european (UBL 2.1, cu specificația națională RO_CIUS). Multe dintre mențiunile de mai sus devin câmpuri obligatorii în XML, iar ANAF validează automat o parte dintre ele: CUI-ul, cotele de TVA, totalurile, codurile de unitate de măsură. O factură căreia îi lipsește un element cerut este respinsă cu un mesaj de eroare. Cele mai dese respingeri și rezolvarea lor le găsești în articolul despre erorile frecvente la e-Factura.
Dacă o factură greșită a fost deja validată, nu o ștergi: o corectezi prin stornare și emiterea unei facturi noi. Pașii sunt explicați în ghidul de corectare a facturilor trimise la ANAF.
Cum te ajută o aplicație de facturare
Un soft de facturare bun nu te lasă să uiți mențiunile, pentru că le ia din date deja verificate:
- căutarea clientului după CUI completează denumirea și îți arată dacă este plătitor de TVA, în loc să tastezi datele de fiecare dată;
- setările fiscale ale firmei (plătitor sau neplătitor de TVA, TVA la încasare) se fac o singură dată, pe companie;
- numerotarea pe serie continuă automat, fără goluri;
- TVA-ul se calculează pe fiecare cotă, iar baza și taxa apar separat;
- XML-ul pentru e-Factura ANAF se generează din aceleași date ca PDF-ul, deci cele două documente nu se contrazic.
În SpokInvoice, calculul TVA și generarea XML-ului sunt deterministe — aplicația urmează reguli fixe, nu „ghicește" conținutul facturii.
Facturile verificate și de alții
O factură corectă contează și pentru cine o primește. Asociațiile de proprietari, de exemplu, primesc lunar facturi de la furnizori, iar cenzorul le verifică la control — vezi ce documente verifică cenzorul pe blogul VoSmart. Pentru asociațiile care își preiau facturile direct din SPV, SpokAdmin explică cum se conectează e-Factura ANAF la asociație. Iar despre riscurile netrimiterii la timp, citește cum eviți amenzile ANAF cu e-Factura pe SpokApp.
Întrebări frecvente
Este obligatorie ștampila pe factură?
Nu. Semnătura și ștampila nu mai sunt elemente obligatorii ale facturii. Le poți folosi dacă vrei, dar lipsa lor nu face factura invalidă.
Ce se întâmplă dacă lipsește o mențiune obligatorie?
Factura poate fi considerată incompletă la un control fiscal, iar clientul își poate vedea contestat dreptul de deducere a TVA. În e-Factura, multe omisiuni sunt prinse direct la validare, iar factura este respinsă până o corectezi.
Trebuie să trec contul bancar pe factură?
Articolul 319 din Codul fiscal nu îl enumeră printre mențiunile obligatorii, dar contul bancar apare aproape întotdeauna în practică, pentru că îi permite clientului să plătească. Unele contracte îl cer expres.
Cum scriu TVA-ul pe o factură în euro?
Factura poate fi emisă în valută, dar suma TVA trebuie exprimată în lei, la cursul aplicabil. O aplicație de facturare face conversia automat.
Emite facturi complete cu SpokInvoice
Dacă vrei facturi care conțin din start mențiunile corecte și pleacă direct în e-Factura, încearcă SpokInvoice — cont gratuit de testare, fără card.