Un cont, o persoană: de unde pornesc problemele
În multe firme mici, accesul la SPV și la programul de facturare stă într-un singur loc: telefonul sau emailul unei singure persoane. Merge perfect până în ziua în care acea persoană e în concediu, schimbă telefonul, pleacă din firmă sau pur și simplu uită parola. Atunci facturile nu se mai pot trimite în e-Factura, iar termenele nu așteaptă.
Un program e-Factura rezolvă partea tehnică a transmiterii, dar nu hotărăște în locul tău cine are acces, unde se țin parolele și ce se întâmplă la o schimbare de personal. Asta e partea de organizare, iar ea poate fi rezolvată cu câteva reguli simple.
Ce conturi are, de fapt, o firmă care facturează
Înainte să stabilești reguli, listează conturile. Pentru facturare, de obicei sunt cel puțin acestea:
- SPV ANAF — spațiul privat virtual, prin care se transmit și se primesc facturile în sistemul e-Factura;
- programul de facturare — contul în care emiți și urmărești facturile;
- internet banking — de unde vezi încasările;
- emailul firmei — unde ajung notificările și facturile clienților;
- platformele clienților — unele firme mari cer încărcarea facturilor în portalul lor.
Pentru fiecare, scrie cine îl folosește, cine îl poate recupera și unde se află datele de acces.
Reguli simple de acces
1. Acces nominal, nu cont comun
Cât se poate, fiecare persoană își folosește propriul acces. Un cont comun cu o parolă „știută de toți” nu mai arată cine a făcut ce și nu poate fi retras fără să-l schimbi pentru toți. În SPV, drepturile de lucru pentru o firmă se acordă pe persoane, iar în programul tău de facturare merită să vezi dacă poți adăuga mai mulți utilizatori.
2. Cel puțin doi oameni pot recupera accesul
Dacă accesul depinde de o singură persoană, firma are un punct unic de blocaj. Stabilește un al doilea om de încredere — asociatul, contabilul sau un coleg — care poate prelua accesul în caz de nevoie.
3. Contabilul are acces propriu
Contabilul nu trebuie să lucreze pe contul tău. Cu acces propriu, poate descărca facturile primite, poate verifica ce s-a transmis și poate lucra la închiderea lunii fără să-ți ceară parola. Despre modul în care ajung facturile la el, vezi facturile primite prin e-Factura.
4. Parolele nu stau în Excel, pe post-it sau în mesaje
O parolă trimisă pe chat rămâne în istoric. Una scrisă într-un fișier Excel poate ajunge, odată cu fișierul, la oricine. Un manager de parole cu seif criptat rezolvă ambele probleme: parolele sunt într-un singur loc, protejate, iar accesul poate fi dat și retras. Dacă vrei să vezi cum se organizează, citește ce pui într-un seif de parole al firmei. Soluția din ecosistemul nostru este SpokPass.
5. Activezi autentificarea în doi pași
Acolo unde serviciul o permite, activeaz-o. O parolă furată nu mai ajunge singură să deschidă contul. Atenție însă unde ajunge codul: dacă este legat de telefonul unei singure persoane, ai mutat problema, nu ai rezolvat-o.
Ce faci când pleacă un coleg
Plecarea unui coleg este momentul în care se văd lipsurile. O listă scurtă, pe care o poți parcurge în aceeași zi:
- retragi drepturile persoanei din SPV și din programul de facturare;
- schimbi parolele conturilor comune care mai există;
- muți codurile de autentificare în doi pași pe alt dispozitiv;
- verifici redirecționările de email și regulile automate;
- predai fluxul de lucru — ce se trimite, când și cui.
Pentru partea de securitate la plecarea unui angajat, vezi ce faci cu parolele când pleacă un angajat.
Cum arată un flux sănătos de facturare
Un flux în care accesul e bine organizat arată simplu:
- emiți factura din program, cu facturare online și date de client completate prin CUI;
- programul o transmite în e-Factura prin SPV, iar tu vezi statusul;
- dacă ANAF o respinge, vezi motivul și o corectezi (erorile frecvente și soluțiile);
- contabilul preia facturile din contul lui, fără parola ta;
- parolele stau într-un seif, nu în memoria cuiva.
Dacă te interesează ce ar trebui să poată o aplicație pentru acest flux, vezi lista de verificare pentru un program e-Factura și pagina e-Factura ANAF.
Greșeli frecvente
- Contul creat pe emailul personal al cuiva. Când persoana pleacă, contul pleacă odată cu ea. Folosește o adresă a firmei.
- Parola scrisă în același loc cu utilizatorul. Un fișier cu ambele nu protejează nimic.
- Niciun plan de rezervă. Dacă singurul om cu acces e bolnav în ziua termenului, nu ai ce face.
- Accesul contabilului rămas deschis ani de zile după ce colaborarea s-a încheiat.
- Acces dat „temporar” și uitat. Notează data la care îl retragi.
Întrebări frecvente
Cine poate lucra în SPV pentru firma mea?
Persoanele cărora li s-au acordat drepturi de acces pentru firmă, cel mai des administratorul și, dacă e cazul, contabilul. Modalitatea exactă de acordare se verifică la ANAF, iar detaliile de înscriere sunt în ghidul SPV.
E bine ca contabilul să folosească parola mea?
Nu. Este mai sigur să aibă acces propriu, ca să se vadă cine a făcut ce și ca accesul să poată fi retras separat, fără să schimbi parola pentru toți.
Unde țin în siguranță parolele firmei?
Într-un manager de parole cu seif criptat, nu în Excel, în mesaje sau pe hârtie. Alege unul în care poți da și retrage accesul pe persoană.
Ce fac dacă singura persoană cu acces la SPV pleacă brusc?
Mai întâi verifici dacă există un al doilea om cu drepturi în SPV și acces la programul de facturare. Dacă nu, rezolvarea ține de procedura ANAF de acordare a accesului, motiv pentru care merită să pregătești un al doilea om din timp.
Programul de facturare trebuie să aibă mai mulți utilizatori?
Dacă lucrează mai mult de o persoană la facturi, este recomandat. Verifică în planul ales ce acces poți da și cui.
Pașii următori
Fă astăzi o listă cu conturile firmei și numește pentru fiecare doi oameni cu acces. Apoi alege un program facturare care se conectează la SPV și lucrează cu facturare online, ca să nu depinzi de fișiere și de memoria cuiva. Vezi pagina despre soft facturare pentru ce poate face SpokInvoice, iar pentru continuitate citește și predarea parolelor la schimbarea administratorului.
Încearcă SpokInvoice: creează un cont — cont gratuit de testare, fără card.
SpokInvoice face parte din ecosistemul SpokApp; despre accesuri și date în siguranță găsești și acest ghid. Pentru asociații de proprietari, vezi VoSmart — cenzorat digital.