Facturi primite prin e-Factura: unde le găsești și cum le păstrezi

Facturile primite prin e-Factura: de ce contează la fel de mult ca cele emise

Când se vorbește despre e-Factura, atenția se duce aproape întotdeauna la facturile pe care le emiți: le transmiți, le validezi, le corectezi dacă sunt respinse. Dar o firmă nu doar vinde. Cumpără mărfuri, servicii, chirie, abonamente, iar furnizorii ei, dacă lucrează în circuitul B2B, îi trimit facturile tot prin sistemul național. Rezultatul: o parte din facturile tale de cumpărare nu mai vin pe e-mail sau pe hârtie, ci apar în contul tău din SPV.

Dacă nu te uiți periodic acolo, nu știi ce ai de plătit, contabilul așteaptă documente care există deja și apar surprize la închiderea lunii. În acest ghid vezi unde ajung aceste facturi, ce probleme are lucrul direct în SPV și cum ți le organizezi într-un program e-Factura, fără să le cauți manual. Pentru bazele sistemului, vezi și ghidul complet e-Factura ANAF.

Unde ajung facturile primite

Factura emisă de furnizor în format electronic este încărcată în sistemul ANAF. De acolo, destinatarul o vede în Spațiul Privat Virtual, în contul firmei sale. Practic, „căsuța poștală" a facturilor tale de cumpărare este SPV-ul. Nu primești automat o notificare pe care s-o poți ignora cu ușurință, iar dacă nimeni nu se conectează, factura rămâne acolo neobservată.

Pașii de bază pentru acces, inclusiv înregistrarea în SPV, sunt în articolul SPV ANAF: înregistrare și trimitere e-Factură.

Ce ai de făcut la o factură primită

Pentru fiecare factură de la furnizor, de regulă, parcurgi aceiași pași:

1. o găsești (în SPV sau în programul tău);
2. verifici dacă datele corespund comenzii sau contractului: furnizor, sume, TVA, scadență;
3. o treci la plată, cu scadența notată;
4. o pui la dispoziția contabilului;
5. o păstrezi, ca parte din arhiva firmei.

Dacă ceva nu se potrivește, nu o plătești „pe încredere": ceri furnizorului o corecție, de regulă prin storno și refacere. Cum arată corecția, vezi în ghidul despre factura storno.

Problema lucrului direct în SPV

SPV este o sursă oficială, nu un instrument de lucru. Ca să lucrezi doar acolo, ai de înfruntat câteva limite practice:

• Accesul este personal și separat. Trebuie să te conectezi cu autentificarea cerută de ANAF de fiecare dată când vrei să verifici ceva.
• Mesajele nu stau acolo la nesfârșit. Din informațiile din codul SpokInvoice, mesajele din SPV se șterg după 60 de zile. O factură pe care n-ai descărcat-o la timp poate dispărea din căsuță.
• Nu ai o vedere de ansamblu. SPV nu îți arată, de exemplu, „ce am de plătit luna aceasta" sau „ce am primit de la furnizorul X în tot anul".
• Dacă ai mai multe firme, repeți totul pentru fiecare. Vezi și cum facturezi pentru mai multe firme.

De aceea, majoritatea firmelor care primesc mai mult de câteva facturi pe lună aleg să le aducă într-un program, unde le pot filtra, căuta și arhiva.

Cum arată fluxul într-un program e-Factura

Un bun program de facturare care lucrează cu e-Factura nu se oprește la emitere. În SpokInvoice, ecranul SPV listează facturile primite, iar sincronizarea cu ANAF funcționează în două moduri:

• automat, de două ori pe zi, pentru fiecare companie cu conexiune SPV activă;
• la cerere, cu un buton de sincronizare, când vrei să vezi imediat dacă a apărut ceva nou.

Facturile primite se păstrează și local, deci rămân disponibile și după ce dispar din SPV. Lista se poate filtra după perioadă, fie după data emiterii facturii, fie după data la care furnizorul a încărcat-o în sistem. A doua variantă este utilă când un furnizor emite o factură pe 28 și o încarcă pe 3 luna următoare, iar tu vrei să știi ce a apărut efectiv în căsuța ta într-un interval.

Vezi mai multe despre integrare în pagina SPV ANAF integrat. Dacă evaluezi alte programe, lista din ce trebuie să poată un program e-Factura include și partea de facturi primite.

Rutina lunară pentru facturile primite

Un ritm simplu te scapă de surprize:

Săptămânal

Sincronizezi și te uiți la facturile noi. Pentru fiecare, verifici suma și scadența și o treci în lista de plăți. Dacă un furnizor nou apare pentru prima dată, verifici datele lui după CUI, așa cum arată ghidul cum verifici clientul după CUI; aceeași verificare se aplică și furnizorilor.

La sfârșit de lună

Compari ce ai primit cu ce a înregistrat contabilul. Facturile primite, dar nepredate, sunt cauza clasică a corecțiilor de TVA. Pentru regulile de TVA, vezi TVA pe facturi: ghid pentru firme mici. Cotele de referință din 1 august 2025 sunt 21% standard și 11% redusă.

Anual

Verifici că arhiva este completă și accesibilă. Cerințele pe această temă sunt în arhivarea digitală a facturilor.

Cine are acces la SPV

Un aspect pe care îl uită multe firme: SPV se leagă de o persoană, nu de „firmă" în abstract. Când contabilul, administratorul sau angajatul care făcea facturarea pleacă, accesul poate pleca odată cu ei. De aceea contează să știi cine ține conexiunea activă și să nu depinzi de o singură persoană. Câteva reguli de bun-simț pentru parolele și accesurile firmei găsești în ghidul SpokPass ce faci cu conturile și parolele când pleacă un angajat.

Întrebări frecvente

Unde văd facturile primite prin e-Factura?

În SPV, în contul firmei tale, dar le poți vedea mai comod într-un program e-Factura care se sincronizează cu ANAF și le listează într-un singur loc, cu filtre pe perioadă.

Cât timp rămân facturile primite în SPV?

Mesajele din SPV nu stau la nesfârșit; conform datelor din aplicație, ele se șterg după 60 de zile. Dacă ai nevoie de factură mai târziu, trebuie să o fi salvat. Un program care le arhivează local rezolvă asta.

Trebuie să plătesc o factură doar pentru că a apărut în SPV?

Nu automat. Verifici mai întâi dacă datele corespund comenzii sau contractului. Dacă sunt greșeli, ceri furnizorului corecția prin storno și refacere, nu plătești o factură cu date incorecte.

Ce fac dacă am mai multe firme?

Fiecare firmă are propriul SPV și propriile facturi primite. Într-un program cu mai multe companii într-un singur cont, treci de la una la alta fără să te reconectezi de fiecare dată.

Începe cu SpokInvoice

Vrei să vezi cum arată lista facturilor primite și sincronizarea cu SPV? Creează un cont SpokInvoice — cont gratuit de testare, fără card (o companie, maximum 3 facturi emise). Dacă te interesează mai întâi emiterea, citește despre facturare online și despre e-Factura ANAF.

Pentru a evita amenzile și greșelile frecvente, ghidul SpokApp cum eviți amenzile ANAF la e-Factura completează tema. SpokApp face parte din același ecosistem ca SpokInvoice. Dacă administrezi o asociație de proprietari, SpokAdmin are un ghid despre verificarea facturilor furnizorilor înainte de lista de întreținere, iar VoSmart este cenzoratul digital pentru asociații. Parolele conturilor firmei le poți păstra criptat în SpokPass.