De ce merită gândită numerotarea înainte de prima factură
La emiterea unei facturi online este tentant să accepți seria și numărul propuse și să mergi mai departe. Totuși, numărul facturii este cheia sub care documentul este găsit de tine, de contabil, de client și, în cazul e-Facturii, de sistemul ANAF. O numerotare confuză duce la facturi duplicate, la numere sărite fără explicație și la ore pierdute la închiderea lunii.
Ghidul acesta explică ce înseamnă seria și numărul, cum le alegi și ce faci când ceva iese din tipar. Nu inventăm reguli: ne ținem de principiile generale. Fiecare factură are o serie și un număr unic, iar numerele urmează o ordine. Dacă ai dubii într-un caz particular, confirmă cu contabilul. Despre celelalte elemente ale documentului, vezi mențiunile obligatorii pe factură.
Ce sunt seria și numărul
Seria este un prefix scurt, de obicei litere, care identifică un registru de facturi: de exemplu o serie pentru facturile obișnuite și alta pentru alt tip de documente. Numărul este valoarea care crește de la o factură la alta în cadrul seriei. Împreună, ele formează identificatorul facturii și trebuie să fie unice.
Câteva idei simple:
- seria rămâne constantă, numărul crește;
- două facturi diferite nu pot purta aceeași combinație serie + număr;
- identificatorul apare pe PDF și în fișierul trimis în e-Factura, deci trebuie să fie același peste tot.
Cum alegi seria
Pentru o firmă mică, cel mai bun sistem este cel mai simplu. Iată opțiuni obișnuite:
O singură serie pentru toate facturile
Merge bine când ai un singur tip de activitate. Un prefix scurt, ușor de recunoscut, și atât.
Serii separate pe tipuri de documente
Util când emiți și facturi, și facturi proforma sau storno. Separarea te ajută să vezi repede ce este ce. Pentru diferența dintre documente, citește factura proformă versus factura fiscală și factura storno.
Serii separate pe firmă
Dacă facturezi pentru mai multe societăți, fiecare are propriul registru, deci propria serie și propria numerotare. Aplicația trebuie să nu le amestece; detalii în cum facturezi pentru mai multe firme.
Evită seriile care se schimbă fără motiv și prefixele lungi cu informații inutile. Alege o serie și rămâi consecvent.
Cum funcționează numerotarea în practică
Regula de aur: numerele se acordă în ordinea emiterii și nu se refolosesc. Într-un program de facturare, numărul următor este propus automat, ceea ce scutește de greșeli. Câteva sfaturi:
- Lasă programul să propună numărul. Editarea manuală crește riscul de duplicate.
- Nu reîncepe seria de la 1 în mijlocul unei serii active fără un motiv clar. Dacă vrei un registru nou, creează o serie nouă.
- Emite factura în ziua în care o creezi. Un program care îți lasă data liberă poate produce facturi cu numere în ordine, dar date în dezordine.
- Păstrează un singur punct de emitere pentru fiecare serie, ca doi colegi să nu ia același număr.
Dacă vrei pașii complecți ai emiterii, vezi emiterea unei facturi online pas cu pas.
Greșeli frecvente
Numere duplicate
Apare când două persoane emit în paralel sau când facturile sunt făcute în mai multe locuri (Excel plus program). Soluția: un singur loc de emitere.
Numere sărite
Un număr lipsă ridică întrebări la un control sau la o verificare internă. De obicei provine dintr-o factură începută și ștearsă. Notează motivul și, dacă ai dubii, discută cu contabilul cum se documentează.
Factură greșită „rescrisă" peste numărul vechi
O factură deja emisă nu se suprascrie. Se corectează prin storno, apoi se emite una nouă cu numărul următor. Dacă a fost trimisă în SPV, cum corectezi o factură trimisă la ANAF arată fluxul complet.
Numere diferite în PDF și în e-Factura
Dacă un document este refăcut manual, e posibil ca identificatorul din PDF să difere de cel trimis la ANAF. Un program care generează ambele din aceleași date evită problema.
Seria și numărul în e-Factura
Când factura se transmite în RO e-Factura, identificatorul face parte din fișierul XML. Un număr duplicat sau scris diferit față de ce are clientul complică reconcilierea. Pentru contextul general, vezi ghidul complet e-Factura ANAF.
Ce faci când schimbi programul de facturare
La trecerea pe un alt program, trebuie să continui numerotarea de unde ai rămas. Notează ultimul număr emis în fiecare serie și introdu în programul nou numărul următor ca punct de plecare. Dacă schimbi seria, anunță contabilul din ziua în care se aplică schimbarea.
Întrebări frecvente
Pot avea mai multe serii de facturi?
Da. Poți folosi serii diferite pentru tipuri de documente sau pentru firme diferite, atât timp cât fiecare combinație serie + număr este unică și numerele urmează o ordine.
Ce fac dacă am sărit un număr?
Află mai întâi de ce s-a întâmplat: factură ștearsă, test sau eroare de program. Notează explicația și discută cu contabilul cum se documentează. Nu inventa o factură doar ca să umpli golul.
Pot modifica numărul unei facturi deja emise?
Nu. O factură emisă nu se rescrie. Dacă numărul sau alte date sunt greșite, o anulezi prin factură storno și emiți una nouă.
Trebuie să încep seria de la 1 în fiecare an?
Depinde de regula pe care ți-o stabilești. Important este ca numerele să fie unice și consecvente; alege o regulă, aplic-o constant și confirmă-o cu contabilul.
Cine decide seria facturilor?
O stabilești tu, ca emitent, împreună cu contabilul tău. Programul de facturare doar o aplică și propune numărul următor.
Începe cu un cont de test
Dacă vrei să vezi cum arată numerotarea într-un program de facturare online, creează un cont SpokInvoice — cont gratuit de testare, fără card. Vezi și pagina de facturare online, iar pentru trimiterea la ANAF, e-Factura ANAF.
Pentru o privire de ansamblu, ghidul SpokApp cum alegi un program de facturare online completează acest articol. SpokApp face parte din același ecosistem ca SpokInvoice, iar pentru asociațiile de proprietari există VoSmart, cenzorat digital. Dacă ținerea conturilor aplicației de facturare și a SPV este împărțită între mai multe persoane, SpokPass păstrează parolele criptate.