De ce are sens să emiți factura din teren
Mulți antreprenori mici lucrează în afara biroului: instalatori, tehnicieni, consultanți, curieri, meșteri, agenți de vânzări. Lucrarea se termină la client, dar factura se emite seara sau a doua zi, de pe laptop, din memorie. Rezultatul îl cunoști: date greșite, client care așteaptă un document ca să plătească și facturi uitate până la sfârșit de lună.
Emiterea facturii online de pe telefon rezolvă timpul pierdut, dar aduce și riscuri noi: ecran mic, tastare grăbită, rețea slabă, un telefon care poate fi pierdut. De aceea merită o mică listă de verificări înainte de apăsarea butonului. O parte din ele sunt aceleași ca la birou, o parte sunt specifice lucrului din mers. Pentru pașii de bază ai documentului, vezi și emiterea facturii online pas cu pas.
Ce poți face concret de pe telefon
În SpokInvoice, aplicația pentru iPhone și Android este un supliment care se adaugă peste un abonament activ și folosește același cont ca varianta web. Din ce arată oferta curentă, poți:
- emite facturi din teren, pe oricare dintre companiile tale;
- căuta clientul după CUI la ANAF, ca să nu mai tastezi denumirea;
- înregistra încasări și emite storno direct din aplicație.
Prețul suplimentului și condițiile sunt pe pagina Prețuri. Cum este un supliment, nu poți să-l cumperi înainte să ai un abonament pe care să-l adaugi. Cine vrea doar să testeze are la dispoziție contul de test, fără card, descris în finalul articolului.
Lista de verificări înainte de a trimite factura
1. Clientul: CUI, nu denumire scrisă de mână
La birou greșești rar CUI-ul, pe telefon îl greșești mai ușor. Nu tasta denumirea: caută clientul după CUI, lasă aplicația să aducă denumirea și verifică dacă firma e plătitoare de TVA. Același partener ajunge altfel scris în trei feluri dacă îl tastezi de fiecare dată, iar fișa lui se rupe în bucăți. Detaliile sunt în articolul despre verificarea clientului după CUI.
2. Compania emitentă
Dacă ai mai multe firme, cea mai frecventă greșeală din teren este factura emisă de pe compania greșită. Înainte de salvare, uită-te la firma activă din antet. Dacă lucrezi cu mai multe societăți, merită să citești și cum facturezi pentru mai multe firme.
3. Seria și numărul
Seria și numărul trebuie să rămână în ordine, indiferent dacă factura pleacă de pe web sau de pe telefon. Numerotarea e a contului, nu a dispozitivului, de aceea contează să lucrezi cu același cont. Reguli de numerotare găsești în ghidul despre seria și numărul facturii.
4. Cota de TVA
De la 1 august 2025, cota standard de TVA în România este 21%, iar cota redusă este 11%. Nu presupune cota din reflex: verifică dacă linia facturată se încadrează la cota aleasă. Pentru facturi emise înainte de 1 august 2025, de exemplu la o corecție, se aplică regula datei facturii. Explicațiile generale sunt în ghidul de TVA pe facturi.
5. Moneda și cursul
Dacă faci o factură în valută, verifică moneda înainte să salvezi. Despre curs și diferențe găsești detalii în articolul despre facturarea în valută.
6. Cantitatea și prețul
Pe ecran mic, o virgulă pusă greșit schimbă suma de zece ori. Uită-te la totalul final, nu doar la linia pe care ai tastat-o.
Încasarea pe loc: când plătește clientul la fața locului
Dacă omul plătește când termini lucrarea, nu lăsa încasarea „pe mai târziu". Înregistrează-o imediat, cât ai detaliile în față: suma, data și modul de plată. Altfel factura va apărea ca neîncasată și vei trimite, peste o lună, memento-uri unui client care a plătit deja. Despre diferența dintre chitanță și factură citește ghidul de chitanțe și încasări.
Greșeala făcută în deplasare: cum o repari
Dacă ai observat o eroare după trimitere, nu o „ștergi". O factură emisă se corectează prin storno și o factură nouă. Ai posibilitatea să faci stornarea tot din aplicație, dar procedura rămâne aceeași ca pe web. Pașii sunt în articolul despre factura storno. Dacă factura a ajuns deja în e-Factura, vezi și cum corectezi o factură ANAF.
Siguranța telefonului cu acces la facturi
Un telefon cu acces la contabilitatea firmei este, practic, o cheie. Câteva reguli simple:
- ecran blocat cu cod sau biometrie și actualizări făcute la zi;
- parolă unică pentru contul de facturare, ținută într-un manager de parole, nu în notițe;
- autentificare în doi pași acolo unde este disponibilă;
- când un angajat pleacă din firmă sau își pierde telefonul, schimbi parolele și verifici cine mai are acces.
Pentru ultimul punct, SpokPass are un ghid util despre ce faci cu parolele și conturile când un angajat pleacă din firmă. Iar despre cine ține accesul la SPV și la facturare în general, vezi articolul nostru despre accesul în firmă.
Telefonul, doar un canal în plus
Aplicația nu înlocuiește un program de facturare complet, ci îl completează. Rapoartele, evidența clienților, facturile recurente și trimiterea în e-Factura le privești mai comod de pe calculator, în timp ce telefonul rămâne pentru momentul în care lucrarea s-a terminat și trebuie să iasă documentul. Dacă ești la început și vrei să înțelegi ansamblul, pagina despre facturare online arată ce intră în el, iar pentru transmiterea către ANAF ai pagina e-Factura ANAF.
Întrebări frecvente
Pot emite facturi de pe telefon în SpokInvoice?
Da. Aplicația pentru iPhone și Android este un supliment care se adaugă peste un abonament activ și folosește același cont ca pe web. Permite emiterea facturilor, căutarea clientului după CUI la ANAF, încasări și storno.
Seria facturilor se strică dacă emit și de pe telefon, și de pe calculator?
Nu, dacă lucrezi cu același cont. Numerotarea ține de cont, nu de dispozitiv, deci facturile din aplicație și cele din browser urmează aceeași serie.
Ce fac dacă emit din greșeală factura pe altă companie?
O factură emisă nu se șterge. O corectezi prin storno și emiți una nouă pe compania potrivită. Verifică firma activă înainte de salvare, ca să eviți situația.
Am nevoie de internet ca să emit factura?
Pentru căutarea clientului la ANAF și pentru lucrul în cont ai nevoie de conexiune la internet. Dacă ești într-un loc cu semnal slab, reia emiterea când reapare conexiunea, în loc să tastezi manual datele clientului.
Ce cotă de TVA aplic din 2025?
De la 1 august 2025, cota standard este 21%, iar cota redusă este 11%. Alegi cota după natura produsului sau serviciului și, dacă ai dubii, o confirmi cu contabilul.
Mai departe
Dacă urmărești ce se poate automatiza în firma ta, SpokApp are un articol despre raportarea automată cu AI, din Excel în rapoarte care se fac singure. Facturarea face parte din ecosistemul SpokApp, iar VoSmart se ocupă de cenzorat digital pentru asociații de proprietari.
Vrei să vezi cum arată emiterea unei facturi în SpokInvoice? Creează un cont — cont gratuit de testare, fără card: o companie și maximum 3 facturi.