Închiderea lunii la facturare: ce verifici înainte să predai documentele contabilului

De ce se strică sfârșitul de lună

Pentru multe firme mici, ultima săptămână din lună arată la fel: contabilul cere „toate facturile", antreprenorul caută prin e-mailuri, prin foldere și prin telefon, iar la final rămân diferențe pe care nimeni nu le mai poate explica. De cele mai multe ori nu e vorba de o greșeală mare, ci de zece mici nepotriviri: o factură uitată, o încasare nenotată, un client scris în două feluri.

Un program de facturare bun nu te scutește de verificări, dar le face scurte, pentru că toate datele stau într-un singur loc. Dacă lucrezi cu facturare online, închiderea lunii devine o listă de pași pe care o repeți identic în fiecare lună. Mai jos găsești lista pe care o poți folosi direct, plus explicațiile din spatele fiecărui pas.

Pasul 1: verifici că toate facturile emise sunt în sistem

Primul pas este cel mai simplu și cel mai des ratat: ai emis tot ce trebuia să emiți? Gândește-te la lucrările terminate în lună, la abonamentele lunare și la livrările făcute dar nefacturate.

• parcurge lista de contracte și comenzi din lună și bifează ce a fost facturat;
• pentru serviciile lunare, folosește facturi recurente, ca să nu depinzi de memorie (vezi facturile recurente pentru abonamente și servicii lunare);
• uită-te la seria și numărul facturilor: dacă lipsește un număr din șir, trebuie să știi exact de ce (detalii în ghidul despre seria și numărul facturii).

Facturile din lună, dar neemise

Dacă descoperi o lucrare predată și nefacturată, o emiți acum, cu data corectă, nu o muți „discret" în luna următoare. Ce înseamnă „corect" pentru exigibilitate și TVA hotărăște contabilul tău, așa că dacă apar dubii, întreabă-l înainte să emiți.

Pasul 2: te asiguri că facturile au ajuns și în e-Factura

Pentru tranzacțiile între firme, facturile se transmit prin sistemul național e-Factura. Înainte de predare, verifică dacă toate facturile emise către firme au fost transmise și acceptate, nu doar generate. Un program e-Factura potrivit îți arată starea fiecărui document, iar cele respinse trebuie corectate, nu ignorate.

• deschide lista facturilor și caută cele cu stare de eroare sau neconfirmate;
• citește motivul respingerii; cele mai frecvente cauze sunt date de client greșite sau o cotă nepotrivită (le găsești în erorile frecvente din e-Factura și soluțiile lor);
• dacă ai de corectat o factură deja transmisă, urmează procedura din cum corectezi o factură ANAF.

Pentru contextul general, vezi și pagina noastră despre e-Factura ANAF.

Pasul 3: treci încasările

O factură emisă și plătită, dar rămasă „neachitată" în program, strică două lucruri deodată: raportul de încasări și memento-urile trimise clienților. Înainte de închidere, treci toate încasările din lună: din extrasul de cont, din casă sau din chitanțe.

În SpokInvoice găsești rapoarte separate pentru încasări, pentru facturile neîncasate și pentru scadențar, așa că poți compara rapid ce ai încasat cu ce ai în extras. Despre diferența dintre factură, chitanță și încasare, citește ghidul de chitanțe și încasări.

Ce faci cu plățile parțiale

Dacă un client a plătit doar o parte din factură, înregistrează suma efectivă, nu o rotunjești. Diferența rămâne vizibilă ca restanță, iar tu știi exact ce mai ai de cerut.

Pasul 4: citești restanțele și scadențarul

Închiderea lunii e momentul bun să te uiți la ce nu s-a încasat. Scadențarul pune alături facturile emise și pe cele primite, în ordinea zilelor, cu restanțele deasupra. Ai trei lucruri de făcut:

1. identifici facturile depășite ca scadență;
2. stabilești cui scrii și cui telefonezi;
3. notezi ce urmează să plătești tu în prima parte a lunii următoare.

Pentru textul mesajelor, vezi cum scrii o notificare de plată către clienți. Dacă ai multe restanțe, merită citit și articolul despre scadențe și restanțe.

Pasul 5: verifici facturile primite

Închiderea lunii nu înseamnă doar ce ai emis. Facturile primite de la furnizori, inclusiv cele venite prin e-Factura, trebuie să fie în evidență înainte de predare. Verifică:

• dacă ai toate facturile primite în lună, nu doar cele pe care le-ai plătit deja;
• dacă furnizorul este scris la fel ca în fișele existente, ca să nu ai același partener în trei variante;
• dacă ai de plată ceva cu scadența în primele zile ale lunii următoare.

Cum le găsești și cum le păstrezi, e explicat în ghidul despre facturile primite în e-Factura.

Pasul 6: verifici TVA-ul înainte de predare

Din 1 august 2025, cotele de TVA în România sunt 21% (standard) și 11% (redusă). La o trecere rapidă prin facturile lunii, uită-te la cele cu cote atipice sau cu mențiuni speciale. Nu e nevoie să refaci calculele: programul le face. Rolul tău este să te asiguri că cota aleasă corespunde produsului sau serviciului. Dacă folosești TVA la încasare, regulile au particularități; le explicăm în ghidul despre TVA la încasare, iar noțiunile de bază sunt în TVA pe facturi.

Pasul 7: pregătești pachetul pentru contabil

După ce ai parcurs pașii de mai sus, pachetul pentru contabil se ia direct din program, fără căutări prin e-mailuri. Un set minim, pe care să-l stabilești cu contabilul tău:

• lista facturilor emise în lună, cu PDF-urile;
• lista încasărilor și plăților, cu extrasele aferente;
• facturile primite, inclusiv cele din e-Factura;
• notele despre facturile corectate sau stornate în lună.

Ce se păstrează și cât timp e o discuție separată; pentru principii generale, vezi arhivarea digitală a facturilor. Formatul exact cerut îl stabilești cu contabilul.

Obiceiuri care fac luna următoare mai ușoară

• Emiți facturile în ziua livrării, nu la sfârșit de lună.
• Treci încasările săptămânal, nu o dată pe lună.
• Verifici clientul după CUI înainte de prima factură (vezi verificarea clientului după CUI).
• Faci același calendar în fiecare lună: aceleași pagini, în aceeași ordine.

Întrebări frecvente

Când ar trebui să închid luna în programul de facturare?

Imediat după ce ai emis ultimele facturi și ai trecut încasările, de preferință în ultimele zile ale lunii sau în primele zile din luna următoare, înainte de termenul pe care ți-l dă contabilul pentru documente.

Ce predau contabilului la sfârșit de lună?

Facturile emise, facturile primite, încasările și plățile cu extrasele lor și lista corecțiilor din lună. Formatul îl stabilești cu contabilul, pentru că unii preferă export, alții accesează direct programul.

Cum știu dacă toate facturile au ajuns în e-Factura?

Verifică în lista facturilor starea fiecărui document emis către o firmă. Cele respinse sau neconfirmate trebuie corectate și retransmise, nu lăsate în așteptare.

Pot emite o factură pentru luna trecută?

Tehnic poți emite un document cu o altă dată, dar efectele fiscale țin de regulile aplicabile și de perioada contabilă deja închisă. Discută cu contabilul înainte, ca să nu ai probleme la declarații.

Un program de facturare înlocuiește contabilul?

Nu. Programul ține evidența documentelor, face calculele de pe facturi și îți dă rapoarte. Încadrarea fiscală și declarațiile rămân în responsabilitatea ta și a contabilului.

Mai departe

Dacă vrei să vezi cum se pot automatiza rapoartele repetitive, SpokApp are un articol despre raportarea automată cu AI. SpokInvoice face parte din ecosistemul SpokApp, iar VoSmart se ocupă de cenzorat digital pentru asociații de proprietari. Pentru mai multe despre unealta în sine, vezi pagina de soft de facturare și pe cea despre facturare online.

Vrei să vezi cum arată rapoartele de încasări și scadențarul? Creează un cont — cont gratuit de testare, fără card: o companie și maximum 3 facturi.