Ștergerea contului și a datelor

Despre ce aplicație e vorba

Pagina aceasta privește contul SpokInvoice — același cont folosit pe spokinvoice.ro și în aplicația mobilă SpokInvoice pentru Android și iPhone. Contul e unul singur: ștergerea lui înseamnă ștergerea din amândouă.

Cum ceri ștergerea — pas cu pas

• Scrie un email la office@spokinvoice.ro, cu subiectul „Cerere de ștergere a contului".
• Trimite-l de pe adresa de email cu care intri în cont. Așa știm că cererea vine chiar de la tine; dacă vine de pe altă adresă, îți vom cere o confirmare suplimentară.
• Scrie în mesaj dacă vrei ștergerea întregului cont sau doar a anumitor date.
• Primești confirmarea în cel mult 30 de zile, termenul prevăzut de GDPR. De regulă răspundem în câteva zile lucrătoare.

Cererea e gratuită. Dacă ai mai multe companii în cont, spune-ne care dintre ele te interesează — se poate șterge doar una, fără să pierzi restul.

Ce se șterge

• Contul de utilizator: nume, adresă de email, parola (păstrată oricum doar ca hash, niciodată în clar), telefon.
• Datele companiilor pe care le administrezi: denumire, CUI, adresă, conturi bancare, setări de facturare.
• Clienții și produsele introduse de tine.
• Documentele emise din platformă — facturi, proforme, chitanțe, recepții — împreună cu fișierele lor.
• Datele tehnice: sesiuni, jurnale de acces, preferințe.

Ce se păstrează, chiar dacă ceri ștergerea

Unele date nu pot fi șterse la cerere, pentru că legea ne obligă să le păstrăm. Le enumerăm aici ca să știi exact la ce să te aștepți:

• Documentele contabile (facturi emise, chitanțe) — 10 ani, conform Legii contabilității nr. 82/1991. Termenul curge de la încheierea exercițiului financiar în care au fost întocmite.
• Facturile trimise în e-Factura — o copie rămâne la ANAF, în Spațiul Privat Virtual. Aceea nu e la noi și nu o putem șterge; ține de ANAF.
• Documentele fiscale ale abonamentului tău (facturile pe care ți le-am emis noi) — tot 10 ani, din aceleași motive.
• Jurnalul cererilor de ștergere — data cererii și data rezolvării, ca să putem dovedi că am respectat termenul legal.

Datele păstrate din obligație legală sunt scoase din uz: nu se mai folosesc pentru nimic altceva și nu mai sunt accesibile din aplicație. La expirarea termenului se șterg definitiv.

Cât durează

• Accesul se oprește imediat ce confirmăm cererea — nu te mai poți autentifica, nici pe site, nici în aplicația de telefon.
• Ștergerea propriu-zisă se face în cel mult 30 de zile de la cerere.
• Copiile de siguranță se rotesc în cel mult 90 de zile; până atunci datele pot exista în arhive, de unde nu sunt accesibile nimănui.

Înainte să ceri ștergerea

Ștergerea nu se poate anula. Îți recomandăm să-ți descarci întâi documentele de care ai nevoie — facturile se pot salva în PDF din platformă, una câte una sau din rapoarte. După ștergere nu ți le mai putem pune la dispoziție decât în măsura în care legea ne obligă să le arhivăm, iar accesul la ele se face prin cerere scrisă.

Alte drepturi

Ștergerea e doar unul dintre drepturile tale. Restul — accesul la date, rectificarea, portabilitatea, opoziția — sunt descrise în Politica de confidențialitate. Ne poți scrie oricând la office@spokinvoice.ro.